Muchas personas intentan minimizar la importancia del correo electrónico hoy en día. Lo ven como una herramienta antigua, buscando reemplazarlo con alguna otra aplicación de mensajes como Messenger, Slack o Whatsapp. Lo que parecen ignorar es el profesionalismo y efectividad para aumentar la productividad dentro de las empresas y sus trabajadores.
Vivimos en un mundo donde constantemente se crean noticias, contenido, investigaciones, etc. Hay información nueva cada segundo, y estamos presentes, consumiendo cada una de las palabras y detalles generados por los medios y las personas mismas. Nosotros incluidos. Generamos al mismo tiempo que consumimos y compartimos.
Más de la mitad del mundo cuenta con mínimo con una cuenta de correo electrónico. Permitiendo crear y compartir información desde cualquier punto del mundo. Por más que se intente comparar o sustituir con una aplicación de tipo “chat”, ignoramos los beneficios del innovador del correo electrónico. Llamado innovador porque es pionero en su estilo de envío de mensajes y archivos.
Recuerda que tus clientes y prospectos usan su correo de trabajo y puedes llegar a ellos fácilmente y directo a sus manos por lo que el uso estratégico del correo electrónico es el gran aliado de tu negocio para mantenerte en contacto con tus clientes.
Los chats o conocidos como mensajería instantánea, han acostumbrado a las personas a responder de la forma más rápida posible, interrumpiendo inclusive actividades importantes por motivos que pueden esperar unos pocos minutos. Teniendo una contraparte para comparar al email, se permite dibujar una línea entre una forma de comunicación informal y una formal. Siendo el email, una forma más profesional de contacto. Tan solo es observar la forma de redacción de mensajes mandados en chat y correos. ¿Qué imagen quieres que tu negocio o empresa dé?
Es importante estar al pendiente de tu canal de comunicación con los demás dentro y fuera de la empresa, pero siempre y cuando tengas un control y un orden de tu cuenta. No te frustres revisándolo y respondiendo correos cada cinco minutos. Toma algunos espacios de tu día, distribuidos de la mejor forma posible para brindar el tiempo indicado, para responder y enviar correos. Optimiza tu tiempo para organizar tu día y lee tu correo electrónico con horario. Recuerda que no es mensajería instantánea.
El tiempo que pasas fuera de tu email es tiempo en donde estás siendo más productivo, creando y haciendo cosas y creciendo tu negocio. Identifica las prioridades, durante tu uso de email delega tareas y responde dudas, hazte disponible pero no pases más tiempo del necesario respondiendo emails que no tengan un punto que te permita llegar a un objetivo deseado. Durante tu horario de trabajo responde todo lo que agregue y brinde ayuda y valor al desarrollo de los demás dentro del negocio.
Al inicio de tu jornada laboral revisa tu email, responde los correos más importantes y continua con actividades fuera de tu email, en la mañana se empieza con más energía y actitud, es importante enfocarla de la forma correcta, en actividades que aporten más y necesiten de tu atención fuera del correo. De pasar más de 10 minutos respondiendo correos, tu mañana se volverá repetitiva y reducirá tu ritmo de forma considerable.
Al momento de revisar tus correos responde los urgentes, los demás pueden esperar a cuando tengas un tiempo libre o cuando ya hayas realizado las actividades pesadas del día. No respondas los correos nuevos antes. A veces creemos que por ser actuales son más importantes, lee el asunto de cada uno y ve descartando por importancia y relevancia, ordena y responde por prioridades.
Dependerá de tu perspectiva y/o contexto analizar y responder algunos correos profesionales o algunos de índole personal, del estilo familiar o sobre algún amigo. Es deseable tener un email aparte del profesional para atender a personas cercanas o asuntos personales para evitar confusiones y facilitar el orden de importancia.
Muchos directores de empresa se vuelven esclavos al uso de correo electrónico que suelen contestar emails incluso por la madrugada. Existe una nueva tendencia de empresarios que revisan su correo electrónico una o dos horas después de empezar su día, durante el cual inician planeando su agenda, delegando tareas y definiendo objetivos. Posteriormente inician la lectura de correo y contestan.
Utiliza las herramientas que te brindan los portales de correo electrónico, se pueden crear carpetas destinadas para algunos usuarios en específico e inclusive utiliza la carpeta de spam para correos de usuarios que no son importantes o solamente envían información publicitaria, correo no deseado.
Organiza horarios y programa, de ser necesario, algunos emails de respuesta. Ten a la mano una plantilla de correos “base”, podrían ser algunos con tu firma e información básica, algún saludo, alguna información o detalle extra, ahorra tiempo en no escribir lo mismo múltiples veces para diferentes emails.
No compartas tu correo a organizaciones, empresas o tiendas de las que no tengas interés, normalmente te llegarán numerosos emails de información de las mismas y si no es algo que te importe, se quedará solamente como relleno y quita espacio para correos importantes.
No siempre tienes que responder los emails. Responde de forma corta y directa. Responder con texto de más quita tiempo y puede prestarse a una respuesta extra simplemente por cordialidad. Responde y agrega la información necesaria y si no hay qué responder, no tienes que hacerlo. Enviar menos correo te genera menos correo. Si no abres una comunicación, no obtendrás una respuesta de la misma. Sé lo más preciso posible.
No utilices tu “Inbox” o bandeja de entrada como tu agenda del día, de otra forma otros estarán alimentando tu lista de quehaceres ( to do list) cada vez que te envíen un correo electrónico. Utiliza un software para agendar tu trabajo y tu horario mediante los calendarios de trabajo ical y outlook así como planificadores de tarea como Asana.
Es fácil perderse en la bandeja de entrada de tu correo electrónico.. La clave es saber organizar las formas de llegar a tus objetivos, las prioridades y la información importante. Tomate el tiempo necesario para correos que realmente importan, los demás respóndelos en tiempos libres. El email es una excelente herramienta de trabajo, pero los cambios más significantes se realizan fuera de ese. La comunicación importa, pero no le brindes más importancia de la necesaria. Aprovéchalo al máximo mientras aumentas tu productividad externa.
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