Como tener juntas productivas
Es viernes por la tarde y ya habías visto en tu agenda que tenías una junta programada. Casualmente, era con otros dos compañeros que conoces, hablan demasiado y no se concentran en terminar un punto, por lo cual, estás preparado para salir algo tarde ese día de tu oficina, pero conservas la esperanza de que no sea así. Después de 20 minutos sientes como todo comienza a ir en círculos y no hay solución o propuesta alguna al tema del que hablan.
Al cabo de una hora solo sientes desesperación porque aún no terminabas un pendiente y ya casi es tu hora de salida, a pesar de esto, tus otros dos compañeros simplemente continúan hablando y después de una hora y media sentados deciden que mejor terminan de ‘afinar detalles’ el lunes, en la siguiente junta.
Sales de esa sala frustrado porque justo es tu hora de salida, pero no te puedes ir hasta que envíes eso que tenías pendiente, lo peor de todo es que ese tiempo se desperdició porque no se solucionó el problema principal.
Sabemos que estas cansado de asistir a juntas en tu trabajo de este tipo: largas, sin soluciones y algunas veces, innecesarias o que simplemente, el problema a tratar se podía resolver en 15 minutos y no ocupar la mitad de tu tarde o mañana.
Porque sabemos que te sentiste identificado con al menos tres características de la historia de acá arriba, te compartimos estos 6 hábitos, nótese que dice ‘hábitos’, para dirigir y atender juntas que sean más productivas en tu oficina:
1. Escriban una agenda para la junta con todos los puntos a tratar PREVIAMENTE
Es como una lista con todos los deberes que deben de solucionar en ese momento, de esta forma tendrán el camino trazado y evitarán desvíos en temas que no estaban contemplados desde un inicio y que, de seguro, no tienen mucho que ver con el tema.
Algunos tips para realizar este paso:
*En el mail que envíes avisando de la junta a tus compañeros, puedes preguntarles sobre los temas que consideren importantes, de esta manera los tomarás en cuenta, ya no perderán tiempo ese día con muchas intervenciones y si tu lideras la junta, podrás escoger los temas que en general, les preocupan a todos y son imprescindibles de tratar sin faltar a uno solo.
*Puedes crear un template con los temas, objetivos, soluciones y acciones, con esto solo se limitan a llenar los puntos, también, cada uno de los participantes puede llenar una y de esa manera todos escuchan las aportaciones de otros y se enriquece la junta.
2. Revisa quien confirma asistencia
Muchas veces, se programan reuniones a las cuales, las personas clave, los jefes o mannagers que pueden tomar las decisiones no asistirán. En estos casos te recomendamos que sean canceladas. ¿Para qué hacer una junta en donde ninguna decisión necesaria o importante se puede tomar? Solo te atrasaría en tu trabajo o si tú eres el jefe, harías perder tiempo a tus empleados.
3. Mira siempre tu reloj
Si no miran el tiempo constantemente se pueden quedar hasta por horas hablando de lo mismo, de seguro te ha pasado. Es necesario que indiques una hora de inicio y una hora de termino.
Para organizadores: Asignen a alguien que les avise cuando vayan fuera del tiempo estipulado o si la junta ya ha terminado al horario que tenían asignado. Sé estricto para empezar la junta a la hora que ya estaba señalada y no esperes a que todos estén ahí, por consideración a las personas puntuales y para que tu agenda también siga a tiempo.
4. Usa el «método del estacionamiento» para temas que surjan fuera de los que ya estaban estipulados.
A veces, es casi imposible que otros temas o preguntas no surjan en la reunión, por este motivo te recomendamos que anotes todos esos detalles y se traten al final, cuando todo lo que se quería hablar y solucionar ya se hizo y si acaso queda tiempo; de otra manera, desviara la junta.
Si no quedo tiempo para hablar de esos pequeños temas, puedes enviar las respuestas en un correo con todas las notas y soluciones de las que se comentaron. Si esas pequeñas preguntas en realidad requieren más tiempo, lo mejor es programar otra junta en algún otro día.
5. Hablar previamente de las decisiones más importantes
Algunas reuniones se hacen para tomar decisiones muy importantes para toda el área o la empresa, lo mejor es avisar previamente en correos o en pequeñas juntas para que los encargados puedan meditar su voto o tengan tiempo para mejorar propuestas. Resolver grandes problemas en 30 minutos puede no ser lo más acertado.
6. Toma notas
Tal vez esto es lo básico, pero pocos lo hacen. Es bueno tomar tus propias notas y no quedarse con el mail que mandan de la minuta y los acuerdos en general, si algo llamo tu atención o si crees que puedes aportar algo a eso, escríbelo.
Esta es otra forma de estar al día para la próxima junta.
Tener orden en este tipo de cosas en la oficina les ahorra el tiempo a todos y hace que los problemas se puedan solucionar más fácil. Si crees que son muchos cambios los que harás para este próximo lunes, puedes empezar implementado uno y poco a poco cambiar la forma en la que tu equipo se reúne.
Nos gustaría leerte en los comentarios si tienes algún otro tip para hacer las juntas más rápidas y eficaces o si vas a implementar alguno de nuestros consejos y como te fue.
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